この記事の対象者
  1. 個人事業主の交通費や宿泊代がどこまで必要経費に算入できるか知りたい人
  2. 出張で個人事業主が使用した交通費や宿泊代の勘定科目、消費税の区分を知りたい人




出張による交通費や宿泊代は必要経費になる?

個人事業主として事業を営んでいると、取引先との打ち合わせなどで出張にいくこともあると思います。

出張に行けば、当然、交通費もかかりますし、場合によっては、宿泊代も必要になります。

このような、交通費や宿泊代は、旅費交通費として個人事業主の必要経費に算入できます

また、個人事業主の事業と関連性がある研修やセミナーが遠方で予定され、参加するために出張した場合の交通費や宿泊代は、教育訓練費教育研修費として必要経費に算入できます

要は、出張に関しては、事業関連性があるものであれば、勘定科目の違いはあれど、必要経費に算入できることになります。

逆に、例えば、家族旅行のために使用した交通費や宿泊代は事業関連性がないため、必要経費に算入できません

意外に多いのが、子供代金の飛行機代などが領収書に記載されていたりする例です。

この場合は、誰がどう見ても、事業関連性がないので、必要経費に算入できませんし、事業関連性がないことが「明白な」領収書が一枚でも見つかると、他の領収書も疑われかねないので、注意しましょう。

出張に係る交通費や宿泊代で必要経費に含まれる具体例について

出張に係る交通費や宿泊代で事業関連性があるものは全て必要経費になります

ただし、出張のついでに家族旅行もした場合などは、きちんと家族旅行分の費用は区分けして、事業関連性がある部分のみを必要経費にしてください

出張に係る交通費や宿泊代に含まれる支出の具体例を以下の通りです。

交通費や宿泊代の範囲
  • 電車代
  • バス代
  • タクシー代
  • 宿泊代
  • ガソリン代
  • 高速代
  • 駐車場代

注意点としては、会社の場合と違い、出張による交通費や宿泊代の個人事業主の必要経費算入額は実費になるということです。

会社の場合は、旅費交通費規定などで宿泊代を定めていれば、定められた金額が経費になりましたので、それと混合しないように気をつけてください。

なお、会社の場合に認められる出張手当(1日あたり〇〇円支給するというもの)も個人事業主の場合には認められないので注意が必要です。

ガソリン代、高速代、駐車場代の注意点

事業関連性のある出張に車で行く場合、ガソリン代、高速代、駐車場代は必要経費に算入できます

電車代やタクシー代と同じく、記帳用に必ず領収書を保管しておいてください。

個人事業主の場合、マイカーで移動する場合、給油のタイミングでガソリン代などに私用部分が含まれてしまう恐れがあります

当然ながら、私用部分については必要経費に算入できません

給油量は走行距離に比例すると考えらますので、出張で利用した分の走行距離を把握して、適切な按分割合を算出し、出張部分に係るガソリン代だけを必要経費に算入しましょう

なお、高速代や駐車場代は全額を必要経費に算入できます。

領収書を発行できない場合の必要経費算入方法

最近ではICカード(SUICAやPASMOなど)の普及により、領収書を集めやすくなりましたが、それでも、外出先の公共交通機関だと領収書がもらえないことも多いです。

必要経費に算入できるかは、形式判断ではなく実質判断なので、領収書がないから必要経費に算入できないということはありません

ICカードの記録があればそれでも大丈夫ですし、旅費清算書を作成し適切に保管すればそれでも必要経費に算入できます

もし、旅費精算書を作成するのならば、使用した交通機関名・出発地・目的地・金額を記載しておいてください

消費税の区分について

出張に係る交通費や宿泊代の消費税の区分については、会計ソフト(弥生会計やFreeeなど)の勘定科目に紐づけられています

よって、仕訳時に正しい勘定科目を選択できれば、消費税の区分に関しても問題ないことになります。

出張に係る交通費や宿泊代の勘定科目は、出張の目的により使い分けがありますので、以下を確認してください。

  • 普通の仕事のための出張
    旅費交通費で仕訳
  • 業務関連の研修会参加のための出張
    教育訓練費教育研修費などで仕訳
  • 同業者団体の懇親会のための出張
    接待交際費で仕訳

ただし、この勘定科目の区分けを多少間違えてしまっても個人事業主の場合、そこまで大きな影響はありません

例えば、会社の場合には、交際費が経費になる限度額が決められているので、接待交際費で仕訳するものを旅費交通費で仕訳してしまうと交際費の限度額を超えてしまう可能性があり、問題になりやすいです。

ところが、個人事業主の場合は、交際費が経費になる限度額というものがないため、接待交際費で仕訳するものを旅費交通費として仕訳しても、勘定科目の推移分析をする時に困るだけで必要経費に算入でき、特段大きな問題にはなりません

ただし、出張に係る交通費や宿泊代が国内取引か国外取引かは非常に重要になってきます。

簡単に言うと、国内出張に係る交通費や宿泊代の消費税は課税取引のため、消費税が課税されますが、国外出張に係る交通費や宿泊代の消費税は不課税取引になるため、消費税が課税されません

通常、会計ソフトの勘定科目マスターでは、出張に係る交通費や宿泊代に係る勘定科目(旅費交通費や教育研修費や交際費など)の消費税区分は課税仕入取引に設定されています

国外出張に係る交通費や宿泊代がある場合、仕訳入力時に消費税区分を不課税取引に変更しないと消費税の計算が間違えてしまうので注意してください。