この記事のポイント
  1. まずは、勘定科目を決定する上でのポイントを知ろう!
  2. その上で、仕訳をしながらそれぞれの勘定科目の意味と実務上の注意ポイントを把握していこう!




必要経費の勘定科目決定のポイント

必要経費の勘定科目を決定するためのポイントは次の3つになります。

すべては税務調査の準備段階で異常値が計上されているとみなされないための対策です。

ちょっとした注意事項ですが、少し気をつけるだけで、見た目が格段に良くなります

税務署からのお尋ねや税務調査が来ると、きちんと確定申告をしていても心理的にかなりの圧迫感があります

その確率を減らすためにも、できる限りで良いので、以下の3つを意識して勘定科目を決定しましょう。

なお、「できる限り」と書いたのは、以下の3つがきちんと整備されていなくても、必要経費の計上自体が間違っていなければ納税額は変わらないからです。

業務の兼ね合いを考えながら、できる限りきちんとすれば良いという意味です。

  • 毎年発生する領収書は毎年同じ勘定科目に計上されるようにする
  • 可能な限り多くの勘定科目を使用する
  • 雑費の金額はなるべく少額にする

毎年発生する領収書は毎年同じ勘定科目に計上されるようにする

勘定科目の決定に際して、2つ以上の勘定科目で迷ってしまうこともあります。

例えば、接待交際費と会議費ですが、領収書を見る限り判断が分かれることがあるでしょう。

居酒屋などはお酒が伴うので接待交際費で間違いありませんが、喫茶店や定食屋の費用は会議費でも接待交際費でもどちらでも判断ができる場合があります。

この場合は、必要経費に計上されている限り、どちらの勘定科目でも問題ありません

個人事業主の交際費は法人と違い上限なく必要経費にできるので納税額が変わる心配がないためです。

ただし、毎年発生する必要経費で勘定科目の判断が分かれるものは、一定のルールで毎年同じ勘定科目に計上されるようにしてください

勘定科目の異常値を見つける時に3年分程度の勘定科目の金額を並べて見る手法があります。

毎年同じような必要経費が発生しているのに、毎年違う勘定科目で処理していた場合、場合によっては、勘定科目間で大幅な変動があり、怪しく見えてしまうこともあります

可能な限り多くの勘定科目を使用する

例えば、接待交際費に100万円計上されているのと、接待交際費と会議費に70万円と30万円ずつ計上されているのなら、後者の方が良いでしょう。

類似の業種と比較してあまりに大きな金額が1つの勘定科目に計上されているとそれは異常値だとみなされかねません。

適切に勘定科目が切り分けられるならきちんと切り分けて、可能な限り多くの勘定科目を使用した方が見た目上良くなるでしょう。

ただし、勘定科目が多くなりすぎると記帳の手間が増えてしまいますので、時間との兼ね合いで出来る限りの対策で良いと考えられます。

雑費の金額はなるべく少額にする

雑費は、他の必要経費に分類できないものを収納した雑多な勘定なので、税務署などの第三者には、なにが計上されているか分からないブラックボックスになります

ブラックボックスだけど、経費に認められるのは、雑費計上されている金額が少額だからです。

たまに、雑費勘定に100万や200万円も計上している人がいますが、もしあなたが税務官で大金が支出された理由が分からなかったらどう思うでしょうか?

個人事業主の事業の規模にもよりますが、可能な限り雑費勘定の金額は少額にすることをお勧めします。

必要経費の勘定科目一覧表

個人事業主が使用する勘定科目の具体例と実務上のポイントを以下にまとめますので、実際の仕訳を行う際の参考にしてみてください。

科目
具体例
ポイント
租税公課
  • 事業税
  • 固定資産税
  • 自動車税
  • 不動産取得税
  • 印紙税
  • 消費税
  • 税金や公共料金を支払った時に使用する勘定科目です
  • 所得税と住民税は必要経費になりません(租税公課で処理しないように注意!)
荷造運賃
  • ダンボール箱代
  • ガムテープ代
  • 緩衝材代
  • 郵便手数料
  • 郵便物の梱包費用や配送費用が該当します
水道光熱費
  • 水道料金
  • 電気料金
  • ガス料金
  • 事業に必要な水道料金・電気料金・ガス料金などが該当します
  • 私用部分は必要経費になりません(ガス料金は特に注意!)
旅費交通費
  • 電車代
  • バス代
  • タクシー代
  • 航空料金
  • 駐車場代
  • 出張宿泊代
  • 移動費や出張の宿泊代などが該当します
  • 個人事業主の場合は必ず実費清算です(法人の場合と異なる!)
  • 家族旅行の費用は必要経費になりません
通信費
  • 電話代
  • インターネット代
  • ハガキ代
  • 切手代
  • 通信のために必要な費用が該当します
  • 私用部分の費用は必要経費になりません
広告宣伝費
  • チラシ代
  • 新聞の広告費
  • 不動産賃貸業のAD部分
  • ポスティング費用
  • 看板設置費
  • インターネット広告費
  • 商品やサービスの広告・宣伝に使う費用のことです
接待交際費
  • 取引先への贈答品
  • 取引先とのゴルフ代
  • 取引先との飲食接待費
  • 家族や友人との交際費は必要経費になりません
  • 法人と違い、個人事業主に交際費の限度額はないですが、法人に比べ交際費と認められる範囲は基本的に狭いです
会議費
  • お茶代
  • お菓子代
  • 貸会議室のレンタル代
  • 取引先との昼食費
  • 業務に関連する会議などにかかる費用です
  • お酒が絡む席は接待交際費の方が無難です
損害保険料
  • 事務所や店舗の火災保険料
  • 賃貸用不動産の火災保険料
  • 賃貸用不動産の地震保険料
  • 自動車の任意保険料
  • 事業遂行上の万が一の災害や事故から守るために加入した保険料が該当します
  • 自分が住む住居の火災保険料・地震保険料は必要経費になりません
修繕費
  • 事務用品(パソコンなど)の修理費用
  • クロスの張替え費用
  • 床の張替え費用
  • 自動車の修理費用
  • 建物や器具備品の修理のためにかかった費用が該当します
  • 20万円以上の工事費で修繕に当たらない場合、固定資産計上しなければなりません(資本的支出と言います)
福利厚生費
  • 従業員の健康診断受診費
  • 慰安旅行費
  • 従業員に対する祝い金、見舞金(慶弔費と言います)
  • レクリエーション費用
  • 従業員の勤労意欲の増進や日頃の貢献度に応えるために支出した費用が該当します
  • 役員のみの旅行、家族旅行、1人の旅行は必要経費になりません
  • 取引先に対する慶弔費は接待交際費で処理します
給料賃金
  • 従業員の給料
  • 従業員の賞与
  • 従業員の賃金
  • 従業員に対する給与等が該当します
  • 家族に対する給与は専従者給与で処理します
  • 個人事業主本人には給与や賞与は払えません
利子割引料
  • 金融機関に対する借入金の支払利息
  • 信用保証協会に対する信用保証料
  • 事業用資金の借入に対する支払利息や割引料が該当します
  • 元本の返済は利子割引料には含まれません(必要経費になりません)
  • 保証協会に対する信用保証料は前払費用(資産)からの取崩しになります(借入時に数年分を先払いしているため)
地代家賃
  • 事務所の賃借代
  • 店舗の賃借代
  • 倉庫の賃借代
  • 借地権に対する地代
  • 土地や建物にかかる賃借料や使用料が該当します
  • 借地権に対する地代や土地賃借料は消費税非課税のため注意!
  • 自宅兼事務所の場合、賃借料のうち事務所該当部分だけを必要経費計上できます
外注工賃
  • 税理士報酬
  • 司法書士報酬
  • 不動産会社に対する仲介手数料(賃借売却時)
  • ホームページ作成報酬
  • システム開発の報酬
  • 各種請負工事に対する報酬
  • 外部業者に対する業務委託(請負)の費用が該当します
  • 税理士報酬や司法書士報酬は源泉所得税部分も含めて外注工賃で処理します
  • 不動産を購入した時の仲介手数料は不動産の取得価額に含まれます
支払手数料
  • ATMでお金を引き出した際の手数料
  • 銀行に残高証明書を依頼した場合の手数料
  • 各種手続きの際に支払う手数料が該当します
  • 役所や法務局などに対する手数料は租税公課で処理する(消費税非課税のため)
  • 外注工賃との区分について注意する(混じりやすいため
減価償却費
  • 建物
  • 建物付属設備
  • 車両
  • 工具器具備品(30万円以上
  • 資本的支出部分(20万円以上
  • 高額固定資産の取得価額を期間に応じて配分した際の費用です
  • 個人事業主の場合の減価償却費の計上は強制です(法人の場合は任意)
  • 30万円未満の工具器具備品は消耗品費で処理できます(中小企業の場合)
  • 20万円以上の工事で修繕ではないものは資本的支出として固定資産に計上され、減価償却を通して必要経費に算入されます
  • 自ら住んでいる住宅部分は減価償却できません
消耗品費
  • 電球
  • パソコン(少額のもの)
  • 文房具
  • 名刺作成費
  • 印鑑代
  • 30万円未満又は耐用年数1年未満の工具器具備品は消耗品費で処理します(中小企業の場合)
雑費
  • 事務所や店舗の引越費用
  • ゴミ処理費用(イレギュラーなもの)
  • 普段発生せず、どの勘定科目でも処理できない少額な必要経費を処理します
  • 多額になる場合は、内容が分かる勘定科目を新しく作成してください
専従者給与
  • 家族に対する給与
  • 妻に対する給与
  • 専従者(家族)に対する給与を処理する勘定科目です
  • 青色事業専従者給与が税務上有利になりますので、必ず青色申告になってください(手続きは簡単)