出張旅費規程を作り、宿泊費・日当を定めれば節税できる！

法人が出張旅費規程を作り、宿泊費・日当を支払えば、法人側は経費に計上できるだけでなく、出張をした社員も所得税や住民税が非課税になるため節税対策として利用できます。

例えば、旅費規程で、1日あたり定額で15,000円を宿泊費とし、1日あたり5,000円を日当として定めていた場合、2泊3日の出張を行えば、法人側では、15,000円×2泊分＋5,000円×3日分＝45,000円が経費に計上できることになります。

仮に、実際の宿泊費が1日あたり14,000円だったとしたら、45,000円－14,000円×2泊分＝17,000円も多く経費を計上できることになります。

また、出張に出向いた社員も45,000円を得て、実際に宿泊費を1日あたり14,000円しか使用しなければ、17,000円（45,000円－28,000円）のお金が手元に残りますが、残ったお金の所得税や住民税は非課税になります。

なお、宿泊費・日当の出張旅費規程は、従業員だけでなく、役員にも適用されます。

今回は、出張旅費規程を定めていない法人のために、出張旅費規程の作り方、宿泊費・日当の相場や上限額についてみていきましょう。

出張旅費規程の作り方

宿泊費・日当を利用して、節税対策をしたい場合、出張旅費規程を作成することが必要になります。

以下では、法人が決定しなければならない出張旅費規程の必要記載事項を3つ挙げます。

この3つの記載事項をどう作成するかで節税効果が変わってきますので、慎重に決定してください。

宿泊費の精算方法について

出張に係る宿泊費の精算方法には、定額精算と実費精算の2種類があります。

定額精算はあらかじめ、出張旅費規程の中で、出張に係る1日あたりの宿泊費の精算金額を決めておき、宿泊日数分を乗じることで宿泊費として社員に支払う金額を決定する方式です。

定額精算のメリットは、出張旅費規程に従って宿泊費を社員に支給する場合、法人と社員との直接取引と見なされ、ホテルの領収書が無くても旅費交通費として経費に計上できることです。

なお、定額精算の場合、法人と社員との直接取引になるため、インボイス番号を取得することができませんが、出張旅費の特例で、帳簿のみ保存していれば、消費税課税取引として処理できます。

実費精算は、実際に社員が支払った宿泊費を精算する方式です。

実費精算のメリットは、実際に社員が出張に行って、ホテルの領収書を法人に提出しないと精算が出来ないので、カラ出張などの社員の不正を防止できる点です。

定額精算と実費精算のどちらが有利・不利ということはありませんが、社員の多い法人の場合、従業員不正を抑制するために実費精算を採用し、社員の少ない法人の場合、領収書の保管義務がなくなり、経理作業を簡素化できる定額精算を採用することが多いでしょう。

宿泊費・日当の相場金額と上限額について

出張旅費規程を作成すると、出張した社員に対して、宿泊費・日当を支給することができますが、出張旅費規程に定めた宿泊費・日当の金額について税務調査時に議論になることがあります。

ただし、宿泊費・日当の「具体的な」金額については、税法上で詳しく記載された条文がありません。

唯一、宿泊費・日当の「相場」金額に関連する条文として、所得税基本通達9－3（非課税とされる旅費の範囲）がありますが、この条文では、所得税が非課税にされる宿泊費・手当は、出張に必要な支出のみで、その判断指針として、①役職間のバランスがとられていること、②同業種・同規模の法人と比較して過大分でないことと書かれています。

①に関しては、出張旅費規程の役職ごとの宿泊費・日当のバランスを調整することでクリアできますし、②に関しては、税務署側が、同業種・同規模ごとの宿泊費・日当の金額を客観的な情報として把握していることはありませんので、宿泊費・日当をあまりに高額な金額に設定しない限りは、出張旅費規程で決められた宿泊費・日当に過大分はないと判断されます。

ちなみに、どの金額をあまりに高額な金額というか（＝宿泊費・日当の上限額）については、非常に悩ましく、答えのない問題なので、過去の経験から個人的な見解を参考までに記載しておきます。

宿泊費ですが、物価の高騰が激しく都内では2万円/泊でも厳しくなってきています。この傾向が続くようであれば、貴社の実情にあわせて、従業員の手出しが頻発しない金額に出張旅費規程を随時改定していく必要があるでしょう。

出張旅費規程のひな形

以下は、出張旅費規程のひな形になりますので、コピーしてご自由にお使いください。

なお、要望が多かったので、2023年6月に宿泊費を定額精算方式から実費精算方式に変更しました。

定額精算方式を採用する場合は、書き換えてご利用ください。