この記事の対象者
  • 必要経費(個人事業主)や損金(会社)計上のために残しておくべき必要な書類がなにか迷っている人
  • 領収書をもらえない取引が頻繁にある個人事業主や会社の人

くま君くま君

おさる先生!
必要経費(個人事業主)や損金(会社の場合)計上するためにはどこまで領収書を残しておけばいいの


おさる先生おさる先生

うーん、基本的に居酒屋とかで払った交際費とかは領収書だけでもいいんだけど、例えば事務所のリフォームとかして金額が大きい時は見積書とかも残しておいて欲しいね。
思わぬ形で反証に使うこともあるからね。


くま君くま君

居酒屋の領収書をなくしちゃったら?


おさる先生おさる先生

それはさすがに必要経費や損金に計上できないかな…


くま君くま君

うーん、残念…
じゃ、電車の切符を買った時のお金とかも領収書がないから無理だよね。


おさる先生おさる先生

いや、それはエクセルでちゃんと区間(行先)と金額等を記載していれば必要経費や損金にできるよ。
必要経費や損金になるかどうかは、領収書があることが要件ではなく、仕事の目的できちんと必要経費や損金を使用したかどうかで判断されるんだ。
だから、電車の乗車賃などはちゃんとメモを取っていれば、証拠があるから必要経費や損金として取り扱える可能性が高いよ。


くま君くま君

そうなんだね。
じゃあ、最近、事業用のモニターをネットで買って、領収書が貰えてないんだけどこれも必要経費や損金にできるの?


おさる先生おさる先生

うん、それも仕事の目的で買っているなら、必要経費や損金に計上できるよ。
ネット販売だと領収書が貰えない取引が結構多いよね。
クレジットカードの利用明細とかの支払が分かる資料と購入時の画面のコピーがあるといいね





個人事業主又は会社は、必ず記帳(実際の取引を売上高や必要経費等に区分し、計上する作業のこと)をする必要があります

今回は必要経費や損金に計上する場合に残しておくべき、領収書等の保管方法について説明していきます。

見積書・請求書・納品書・領収書は必ずセットで保管しておこう

必要経費や損金を計上するためには必ず領収書等の原始記録を保管しておかなければなりません

税務調査があったときに「領収書等を見せてください。」と言われます。その時にすぐに開示できるように1つの取引の領収書等は必ずセットで保管しておいてください。

領収書「等」と書いてますが、取引金額が大きいときは、領収書以外に以下書類も残しておいてください

■ 見積書
■ 請求書
■ 納品書・検収書
■ 契約書

例えば、不動産業賃貸業で部屋の改修工事などを行った場合、固定資産に計上するもの(建物の価値が上がったと考えるもの)と経費に計上するものを分ける必要があり、見積書が必要になる場合があります。

特に、会社の場合の注意点として、納品書・検収書を担当部署が所持して、経理課が保管していない場合が多いです。

この場合、減価償却費の開始時期が請求書の日付やお金の支払日で判断されており、減価償却費の計上が1か月少なく計上されています

つまり、会社に不利な経理処理になっている場合がありますので見直してください。

領収書が必ず必要なわけではない!

税務署に必要経費や損金だと説明する原始記録の代表的なものに「領収書」があります。

ただし、領収書がないと必要経費や損金が認めらないというわけではありません。

支払いの根拠となる書類の保管が必要なのです。

最近では、領収書を発行してもらえない取引が結構多くあります。

インターネットなどで、少額の消耗品を購入した時など、業者によっては領収書を発行しない場合もあります。

この場合もクレジット会社の明細等の支払いの根拠となる書類を保管しておけばOKです。

以下にQ&Aの形で必要経費や損金計上が問題になりそうな個別ケースを記載します。これ以外でもいろいろな取引な形がありますが、Q&Aを参考に必要な書類を保管しておけばOKです。

そんなに難しく考えないで、あなたが税務署の職員になったつもりで、「本当に事業主が行った取引に対する必要経費や損金なのか?」を見るのにどんな資料が必要かを考えれば、保管する資料が見えてくると思います。

クレジットカードで経費を支払った場合
使用の翌月に送られてくるクレジット会社の利用・引落明細を保管してください。
クレジットカードを使用した場合、その場でお店の領収書とともにクレジット会社の利用明細(領収書のようなもの)がもらえます。こちらも保管しておくと更に良いです。
銀行振込で経費を支払った場合
銀行振込の明細を保管してください。
ATMの振込明細は小さいので失くさないように注意が必要です。
ネットバンクであれば振込画面を印刷して保管してください。
会費等を口座引落しで支払った場合
会費等定期的に引き落とされるものは会則や規約などがありますのでそちらを保管してください。
そのうえで、引落しの際のお知らせ通知と銀行の引落しの通帳コピーを保管してください。
居酒屋での接待で、現金払いした場合の領収書を紛失した場合
必要経費や損金に計上するのは難しいでしょう。

領収書が発行されない取引の必要経費や損金の計上はどうなる?

最後に、始めから領収書が発行されない取引の必要経費や損金計上の仕方を見ていきましょう。

代表例は電車の運賃です。

電車の運賃は、旅費の精算表・出金伝票による支払い証明等、自分でその必要経費や損金を使ったと証明できる書類をきちんと作成しておき、税務署にきちんと説明できれば、必要経費や損金に計上できます

営業で得意先回りをした経験のある方なら、電車の乗車賃をエクセルで表にまとめて経理部に提出した経験がありませんか?

この場合、交通機関から領収書をもらってなくても、社員がきちんと利用した必要経費や損金を書類としてまとめているので、経費に計上できます