経理実務上の現金の処理方法を知ろう！

経理業務をしたことがある人なら「現金の管理はどこまでしたらいいの？」と一度は疑問に思ったことはないでしょうか？

現金の仕訳に関しては非常に簡単で基本的に間違えることはないと思います。

しかし、仕訳をする前の実態把握、つまり、貴社の現金の管理体制について経理担当者としてきちんと説明できるでしょうか？

実務書などに書かれている現金の管理方法とご自身の会社や事業所などで行っている現金の管理方法があまりに違うというケースもあると思います。

実務書などで書かれている現金の管理方法は「あるべき論」で中小企業（個人事業主を含む）には再現不可能なことが多いです。

しかし、現金の管理体制が甘いと横領や経理処理のミスに繋がることもあります。

そこで、今回は、「あるべき論」を考慮にいれつつ、中小企業（個人事業主を含む）で正しい現金管理を行うためにはどうしたら良いかを考えていきましょう。

現金の範囲と仕訳方法の確認

まずは、現金の範囲と仕訳方法の確認からです。

現金の範囲

経理実務上の現金の範囲は広く、硬貨や紙幣以外も現金として扱います。

１．紙幣・硬貨、２．他人振出小切手、３．郵便為替証書はどこの会社（個人事業主を含む）でも出てくる可能性はあります。

４．配当金領収書、５．期限到来後の公社債利札、６．送金小切手はもし自社で出てくるようならば経理上は現金勘定になることに注意してください。

現金の仕訳

現金は、資産なので、増えたら借方、減ったら貸方に記入します。

商品を10万円で売り上げ、代金を現金で受け取った。

借方	金額	貸方	金額
現金	10万円	売上高	10万円

飲食店での交際費3万円を現金で支払った。

借方	金額	貸方	金額
接待交際費	3万円	現金	3万円

小口現金について

部署管理をするような会社だと小口現金という概念が出てきます。

部署管理を行わない会社では、直接的には小口現金は出てきませんが、例えば、社長が使う現金は小口現金の定義と類似しています（社長自身を１つの部門と考える）。

よって、小口現金の内容を理解しておくと①仕訳を考えるときや②現金の管理体制を構築するうえで非常に参考になります。

小口現金の定義

部署が沢山ある会社では、通常、経理部（又は財務部）がお金の一元管理をします。

ただ、経理部（又は財務部）以外の各部署でも電車代や切手の購入などの細かい支払いがありますので、支払いに備えて、各部署にあらかじめ少額の現金を渡しておく必要があります。

この少額の現金のことを小口現金といいます。

小口現金は、一定期間（１週間や１ヵ月間）に何にいくら使ったのかの報告を受け、使った分だけ各部署に補給します。

小口現金の仕訳

小口現金の仕訳を見ていきましょう。

仕訳は、①経理からの前渡時、②経理への報告時、③経理からの補給時に行う必要があります。

①経理からの前渡時

経理部の会計係が製造部の小口現金係に小口現金の前渡分として、現金10万円を渡した。

借方	金額	貸方	金額
小口現金	10万円	現金	10万円

②経理への報告時

経理部の会計係は製造部の小口現金係より、電車代2万円を小口現金で支払ったという報告を受け、領収書も収受した。

借方	金額	貸方	金額
旅費交通費	2万円	小口現金	2万円

③経理からの補給時

月末になったので、経理部の会計係は製造部の小口現金係の支払報告に基づき、現金2万円を小口現金を補給した。

借方	金額	貸方	金額
小口現金	2万円	現金	2万円

④各々の部署での支払い時（参考）

製造部の小口現金係が製造部社員に対して旅費交通費2万円を支給した。

借方	金額	貸方	金額
仕訳なし	－	仕訳なし	－

製造部で支払いが生じた場合、製造部の小口現金係が管理する小口現金から支払いを行います。
ただし、全体の仕訳を行うのは経理部の会計係であるため、この時点では仕訳は行われません。

現金管理の「あるべき論」と中小企業の落としどころについて

現金管理の「あるべき論」について

大企業では、経理人員を多く割けるため厳格な現金管理を行うことができます。

よって、大企業が行う現金管理方法の「あるべき論」が中小企業の模範になります。

結論から先に言うと、中小企業（個人事業主を含む）で上記の5項目を満たすのは非常に難しいです。

例えば、住居の賃貸を行っている不動産会社で賃借人が直接現金で家賃を持ってきてくれた時に「うちは現金売上を計上できないから、家賃は振り込んでくださいね！」と言えるでしょうか？

普通は断れないですよね…

そこで、落としどころを考えていくのが、中小企業（個人事業主を含む）の解決策になります。

中小企業の現金管理の落としどころについて

全社員（社長も含む）が現金売上を取り扱わないについて

基本的に現金を持参してくる得意先に「うちの会社は銀行振込みでしかお金を受け取らないよ！」というのはかなり無理があります。

売上高を貰う方が基本的に弱い立場だからです。

ただ、現金売上は①営業担当者などが貰った現金を経理課に渡し忘れる、②営業担当者などが貰ったお金をそのままポケットにしまうリスクはかなり高いので、放置するのはかなり危険です。

そこで、対策としては、以下の方法が考えらます。

要は、①事前対策で現金売上の件数をできるだけ減らし、②残った現金売上に対して経理課でチェックを行っていくということです。

全社員（社長も含む）に経費等の領収書の提出を期限内に行わせるについて

社長に権限があるお金や営業担当者が使用する小口現金のお金などが使われているのに経費等の領収書が期末までに出てきていないと、現金の実際残高と会計システム上の現金勘定の金額は合わなくなります。

現金の実際残高と会計システム上の現金残高が合わない場合は、経理課は不一致の原因を調査しなければなりません。

不一致の原因の調査自体も非常に手間暇がかかりますし、なにより原因が判明しない場合は雑損という経費の勘定科目で会計システム上は処理されますが、この雑損は税務上の経費になりませんので、結果として法人税の納税額が増えてしまいます。

網羅的な領収書入手の対策としては以下の方法が考えらます。

領収書の提出を忘れさせないように毎回必ずお知らせを出すことと遅延常習者等には趣旨を理解させたうえで、役職者から直接伝えることで少しでもプレッシャーを感じてもらうことが大事になります。

担当者は経理部所有の現金の実際残高と会計システム上の現金勘定の残高を毎日確認し、上長の承認を得るについて

会社によっては、期中の現金の実際残高を把握していない場合があります。

つまり、期末に手元に残っている現金残高を元に、会計システムの数値との差額を雑損（経費）・雑益（収益）として把握している場合があるということです。

さて、この処理のなにが問題になるかと言うと、雑損・雑益の原因が全く把握できていないということです。

会社が仕訳で雑損と処理していても、原因が分からない以上経費性は認められません。

つまり、税務上は経費として認められず、法人税の申告書別表４で雑費を取り消す処理を行うことになります。

逆に雑益も本来は収益性が認められません。

でも、原因が分からず、現金残高がズレている以上、会社側は雑益を税務上も益金として認めざる負えないでしょう（説明がつかないのだから…）。

要するに現金残高を期末一発で把握する方法は税務上のリスクを会社が負うことを容認することと同義になります。

では、「どの位の頻度で担当者は現金の実際残高と会計システム上の帳簿残高を合わせないといけないか？」ということになります。

結論としては、日次というのは、中小企業ではさすがに無理があるでしょうから、週次又は月次ぐらいの頻度になるでしょう。

各々の会社で現金がズレるリスクと現金の残高を数える労力を比較して決めることになります。

最後に、実際に現金を数えるときの重要ポイントを記載します。

日頃から金庫の中身をきちんと整理しておき、余計な書類をいれない。また、金庫の鍵は業務に関係ある特定の人以外に保管場所は教えないについて

会社の規模に関係なく①金庫の中身は必ず整理しておき、②鍵の保管場所は限定された人のみが知っている管理体制を整えてください。

現金が金庫内の書類の束に埋もれて管理できなくなると経理処理自体を間違えますので、金庫には余計な書類をいれないでください。

そして金庫の中身はきちんと把握しておき、金庫保管物一覧表を作成してください。

金庫の鍵は業務に関係ある特定の人以外に保管場所は教えないというのは、現金の横領を防ぐために非常に重要になります。

期末日に金庫の中身を確認し、現金勘定に計上し忘れているものがないかもう一度確認するについて

会社の規模に関係なく、期末日に金庫の中身を確認し、会計システムの現金勘定に計上し忘れているものがないかもう一度確認しましょう。

よくあるのが、経理課で他部署等から現金を預かり、金庫に入れたけど、経理処理していない場合です。

金庫を期末日にもう一度確認していないと①預り金（負債）の計上を忘れたり、②取得原因不明の現金が翌期以降に発見され、苦しむことになるので注意が必要です。