この記事の対象者 所要時間
  • 経費計上のために必要な証票がなにかを迷っている人
  • 領収書をもらえない取引が頻繁にある個人事業主や会社の人
おさる先生の授業
5分
詳しい説明
7分

くま君くま君

おさる先生、経費計上するためにはどこまで領収書を残しておけばいいの?


おさる先生おさる先生

うーん、基本的に飲み屋とかで払った交際費とかは領収書だけでもいいんだけど、例えば事務所のリフォームとかして金額が大きい時は見積書とかも残しておいて欲しいね。
思わぬ形で反証に使うこともあるからね。


くま君くま君

飲み屋の領収書をなくしちゃったら?


おさる先生おさる先生

それはさすがに経費にできないかな…


くま君くま君

うーん、残念…
じゃ、電車の切符を買った時のお金とかも領収書がないから無理だよね。


おさる先生おさる先生

いや、それはエクセルでちゃんと区間(行先)と金額等を記載していれば経費にできるよ。
経費になるかどうかは領収書があることではなく、仕事の目的できちんと経費を使用したかどうかで判断されるんだ。
だから、電車の金額などはちゃんとメモを取っていれば、証拠があるから経費として取り扱える可能性が高いよ。


くま君くま君

そうなんだね。
じゃあ、最近ネットで消耗品を買うんだけど、領収書が出ないんだけどこれも経費にできるの?


おさる先生おさる先生

うん、それも仕事の目的で買っているからできるよ。
ネット販売だと領収書が出ない取引結構多いよね。
クレジットカードの利用明細とかの支払が分かる資料と購入時の画面のコピーがあるといいね。




経費にするための領収書の保管方法とは

事業をおこなっていると必ず記帳(取引を売上や経費に計上する作業のこと)をする必要がでてきます。

今回は経費を計上するときに残しておく領収書等の保管方法についてのお話しです。

見積書・請求書・納品書・領収書は必ずセットで保管しておこう

経費を計上するためには必ず領収書などの原始記録を保管しておかなければなりません。

税務調査があったときに「原始記録を見せてください。」と言われます。その時に説明できるように領収書などは必ずセットで保管しておいてください。

領収書「など」と書いてますが、金額が大きい取引をしたときは、領収書以外の見積書・請求書・納品書などもできる限り残しておいてください。

例えば、不動産業賃貸業で部屋の改修工事などを行った場合、固定資産に計上するもの(建物の価値が上がったと考えるもの)と経費に計上するものを分ける必要があり、見積書や納品書が必要になる場合があります。

もし、領収書を紛失してしまったら…

領収書をなくしてしまったら、経費に計上することは基本的に難しいです。

ただし、100%経費にできないかと言われるとそういう訳でもありません。

旅費の精算表・出金伝票による支払い証明等自分でその経費を使ったと証明できるような書類をきちんと作成しておき、税務署にきちんと説明できるようであれば、経費に計上できる場合もあります。

サラリーマンで外回りをした経験のある方なら、電車に乗った費用をエクセルで表にして経理部に提出した経験はありませんか?

この場合、交通機関から領収書をもらってなくても、従業員がきちんと使った経費を書類として提出しているので、経費に計上できる可能性が高いです。

必ず領収書が必要なわけではない

税務署に説明する原始記録というと代表的なものに領収書があります。

ただし、領収書がないとダメというわけではありません。支払いの根拠となる書類が必要なのです。

最近では、領収書を発行してもらえない取引がたくさんあります。ネットなどで、少額の消耗品を購入した時など、業者によっては領収書の発行などをしない場合があります。

この場合もクレジット会社の明細等の「支払いの根拠となる書類」を保管しておけばOKです。

以下にQ&Aの形で経費計上が問題になりそうな個別ケースを記載します。これ以外でもいろいろな取引な形がありますが、Q&Aを参考に必要な書類を保管しておけばOKです。

そんなに難しく考えないで、あなたが税務署の職員で本当に事業主が支払った経費なのかを見るのにどんな資料が必要かを考えれば、保管する資料が見えてくると思います。

クレジットカードで経費を支払った場合
使用の翌月に送られてくるクレジット会社の利用・引落明細を保管してください。
クレジットカードを使用した場合、その場でお店の領収書とともにクレジット会社の利用明細(領収書のようなもの)がもらえます。
こちらも保管しておくと更に良いです。
銀行振込で経費を支払った場合
銀行振込の明細を保管してください。
ATMの振込明細は小さいので失くさないように注意が必要です。
ネットバンクであれば振込画面を印刷して保管してください。
会費等を口座引落しで支払った場合
会費等定期的に引き落とされるものは会則や規約などがありますのでそちらを保管してください。
そのうえで、引落しの際のお知らせ通知と銀行の引落しの通帳コピーを保管してください。